Et kort kundeopkald. En hurtig rettelse i en rapport. En halv time ekstra på et møde.
Det er arbejde, kunden burde betale for. Men det når aldrig frem til fakturaen.
De fleste ledere ved godt, at ikke alle timer bliver registreret. Spørgsmålet er sjældent om det sker. Spørgsmålet er, hvad det reelt koster.
Her viser vi, hvordan du regner det ud for jeres egen virksomhed. Først med en enkel tommelfingerregel. Derefter med et mere præcist regnestykke, hvor den samme medarbejder har forskellige timepriser på forskellige projekter.
Hvorfor er en tabt time så dyr?
En uregistreret time er ikke en sparet omkostning. Medarbejderen har arbejdet og får løn for timen alligevel.
Det eneste, der forsvinder, er indtægten. Derfor går hver tabt fakturerbar time direkte fra bundlinjen.
Sådan laver du et hurtigt overslag
Du skal kun bruge fire tal:
Tabt omsætning pr. år =
antal medarbejdere × tabte timer pr. uge × arbejdsuger pr. år × gennemsnitlig timepris
Et eksempel: En virksomhed med 10 fakturerbare medarbejdere, hvor hver medarbejder i gennemsnit glemmer at registrere 2 timer om ugen, regner med 46 arbejdsuger og en gennemsnitlig timepris på 900 kr.:
10 × 2 × 46 × 900 kr. = 828.000 kr. om året
Selv hvis det kun er én glemt time om ugen, er det over 400.000 kr., der aldrig bliver faktureret.
De to timer om ugen er en antagelse. Brug jeres egne tal, når du regner efter.
Er en time bare en time?
Tommelfingerreglen er god til at skabe opmærksomhed. Men den skjuler noget vigtigt.
I de fleste servicevirksomheder har den samme medarbejder forskellige timepriser alt efter kunden og opgaven. En seniorkonsulent kan fakturere fuld pris på et strategiprojekt og en rabatteret pris på en rammeaftale.
Det er altså ikke kun hvor mange timer, der går tabt. Det er også hvor de går tabt. En glemt time på jeres dyreste projekt koster mere end en glemt time på rammeaftalen.
Sådan ser regnestykket ud med projektspecifikke timepriser
I Odoomo har hver medarbejder en standard timepris, og på det enkelte projekt kan du give medarbejderen en projektspecifik timepris, der gælder netop dér. Lad os se på et lille team fordelt på to projekter:
- Digital strategi (Kunde A) — et projekt til fuld pris
- Rammeaftale (Kunde B) — en langvarig aftale med rabatterede priser
| Medarbejder | Standardpris | Kunde A | Kunde B | Fordeling A / B |
|---|---|---|---|---|
| Anna, projektleder | 1.100 kr. | 1.250 kr. | 950 kr. | 60 % / 40 % |
| Mette, konsulent | 850 kr. | 950 kr. | 750 kr. | 50 % / 50 % |
| Jakob, konsulent | 800 kr. | 800 kr. (standardpris) | 700 kr. | 50 % / 50 % |
Vi bruger samme antagelse som før: 2 tabte timer om ugen pr. medarbejder i 46 uger, altså 92 tabte timer pr. medarbejder om året. De tabte timer fordeler sig på projekterne i samme forhold som det øvrige arbejde.
| Medarbejder | Tabt på Kunde A | Tabt på Kunde B | Tabt omsætning |
|---|---|---|---|
| Anna | 55,2 t × 1.250 = 69.000 kr. | 36,8 t × 950 = 34.960 kr. | 103.960 kr. |
| Mette | 46 t × 950 = 43.700 kr. | 46 t × 750 = 34.500 kr. | 78.200 kr. |
| Jakob | 46 t × 800 = 36.800 kr. | 46 t × 700 = 32.200 kr. | 69.000 kr. |
| I alt | 149.500 kr. | 101.660 kr. | 251.160 kr. |
Tre medarbejdere. To tabte timer om ugen. Det bliver til over en kvart million kroner om året.
Men regnestykket viser mere end totalen:
- 60 % af tabet ligger på Kunde A, selvom teamet kun bruger lidt over halvdelen af tiden dér. Det er de højeste timepriser, der gør det dyrt.
- Anna står for 41 % af tabet — ikke fordi hun glemmer flere timer end de andre, men fordi hendes timer er de mest værdifulde.
- Hvis I kun kan sætte ind ét sted, giver det mest at starte med de medarbejdere og projekter, der har de højeste timepriser.
Den indsigt får du ikke med en gennemsnitlig timepris. Den kræver, at timeprisen følger både medarbejderen og projektet.
Sådan holder Odoomo styr på den rigtige timepris
I Odoomo har hver medarbejder en standard timepris og en kostpris.
Når medarbejderen tilknyttes et projektteam, kan du angive en projektspecifik timepris. Fx en højere pris på et strategiprojekt eller en aftalt rabat på en rammeaftale. Er der ingen projektpris, bruges standardprisen automatisk.
Når medarbejderen registrerer tid, gemmes den gældende timepris på selve registreringen. Det betyder, at:
- Fakturagrundlaget altid har den aftalte pris for netop det projekt — uden at nogen skal huske det.
- Historikken ikke ændrer sig, hvis I senere justerer en timepris. Allerede registrerede timer beholder den pris, de blev registreret til.
- Rapporter og projektbudgetter viser den reelle værdi af de registrerede timer pr. projekt, kunde og medarbejder.
Hvordan får I timerne med?
At kende prisen er første skridt. Det næste er at gøre det så nemt at registrere tid, at timerne ikke forsvinder.
- Gør det hurtigt. Registrering skal tage sekunder, ikke minutter. Direkte på projekt og opgave, også fra mobilen ude hos kunden.
- Følg op hver uge. Jo længere tid der går, jo mere bliver glemt. Ugentlige tidsregistreringer og godkendelse gør hullerne synlige, mens de stadig kan lukkes.
- Lad timerne gå direkte til fakturering. Godkendte timer bliver til fakturagrundlag og sendes videre til E-conomic eller Dinero. Uden dobbeltindtastning.
Læs mere om tidsregistrering, projektstyring med projektteams og timepriser og fakturering i Odoomo.
Hvad koster tabte timer jer?
Tag jeres egne tal. Antal fakturerbare medarbejdere, et realistisk bud på glemte timer pr. uge og timepriserne på jeres vigtigste projekter.
Selv et forsigtigt skøn giver som regel et tal, der er større end prisen på et system, der løser problemet.
Vi hjælper gerne med at regne på jeres tal og vise, hvordan Odoomo kan passe ind i jeres hverdag.
Tak fordi du læste med.
Få alle timer med på fakturaen
Opret en gratis konto, og se hvordan projektspecifikke timepriser virker i praksis.